Namen

Povezani poštni dokumenti omogočajo evidentiranje in povezovanje prejete ter izdane pošte na posamezno zadevo.

Ker se vsebina zadeve praviloma sestavlja iz več dokumentov, predstavljajo povezani poštni dokumenti osnovni način spremljanja komunikacije in dokumentacije, ki je povezana s posameznim postopkom.

Na zadevi lahko uporabnik pregleduje:

• prejete poštne dokumente,

• izdane poštne dokumente,

• dokumente, nastale iz e-pošte,

• dokumente, ki so bili evidentirani v poštni knjigi in povezani na zadevo.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve → Odpri zadevo → zavihek Vezani dokumenti → tabela povezani poštni dokumenti

Opis funkcionalnosti

Vsaka zadeva vsebuje zavihek oziroma pregled povezanih poštnih dokumentov.

Ta pregled predstavlja dokumente, ki so bili evidentirani kot:

• prejeta pošta,

• izdana pošta,

in so povezani z izbrano zadevo.

Na ta način je vsa dokumentacija, ki se nanaša na posamezno zadevo, zbrana na enem mestu.

Uporabniku ni potrebno posebej iskati dokumentov po poštni knjigi, saj so vsi povezani dokumenti dostopni neposredno na zadevi.

Kaj prikazuje pregled povezanih poštnih dokumentov

V pregledu so prikazani vsi poštni dokumenti, ki so povezani na izbrano zadevo.

Za posamezni dokument so prikazani podatki:

• ident dokumenta na zadevi,

• vrsta pošte,

• ime partnerja,

• opis dokumenta,

• datum prejema,

• rok zaključka,

• stanje,

• zadolžen,

• oblika dokumenta,

• dokumnet.

Na modri pasici Povezani poštni dokumenti vidimo tudi ikone:

• število dokumentov po tipih (s klikom na ikono se odpre tabela, kjer so zabeleženi podatki o številu dokumentov vsakega tipa posebej)

• Osveži (s klikom na ikono osvežimo tabelo Povezani poštni dokumenti)

• dodaj dokumnet iz predloge (s klikom na ikono vežemo dokument iz predloge, opisano v posebnem članku)

• razveljavi zadnje dodajanje dokumentov iz predloge (s klikom na ikono izbrišemo zadnje dokumente kreirane s pomočjo predloge, to uporabnimo v primeru, ko pri že kreiranih dokumentih iz predloge, ugotovimo napako. Pozor: to akcijo lahko uporabnimo samo za zadnje kreirane predloge.)

Dodajanje povezanega poštnega dokumenta

Poštni dokument lahko na zadevo povežete na več načinov.

Najpogostejši primeri so:

• povezava prejete pošte na obstoječo zadevo,

• povezava izdane pošte na obstoječo zadevo,

• kreiranje nove zadeve iz prejete pošte,

• povezava dokumenta iz poštne knjige na že odprto zadevo.

Po povezavi se dokument samodejno prikaže v pregledu povezanih poštnih dokumentov.

Odpiranje dokumenta

Za pregled dokumenta:

1. Odprite zadevo.

2. V pregledu vezani dokumenti → povezanih poštnih dokumentov izberite dokument.

3. Odprite dokument.

Po odprtju lahko pregledate:

• delovno področje,

• tip dokumenta,

• zadeva,

• Partner ali Ime in priimek,

• vezani dokumenti/ priponke.

Pregled celotne komunikacije na zadevi

Ker so na zadevi prikazani vsi povezani poštni dokumenti, lahko uporabnik hitro preveri:

• kdaj je bil dokument prejet,

• kdaj je bil odgovor poslan,

• kateri dokumenti so bili že obdelani,

• kateri dokumenti še čakajo na obravnavo.

To omogoča popolno sledljivost komunikacije na posamezni zadevi.

Povezava s poštno knjigo

Povezani poštni dokumenti so neposredno povezani s poštno knjigo.

To pomeni, da so dokumenti najprej evidentirani v poštni knjigi, nato pa povezani z ustrezno zadevo.

Na zadevi se zato prikazuje enotna evidenca vse dokumentacije, ki se nanaša na konkretni postopek.

Povezava z elektronsko pošto

V primeru uporabe funkcionalnosti uvoza elektronske pošte je mogoče na zadevo povezati tudi dokumente, ki nastanejo iz prejetih e-mail sporočil.

Takšni dokumenti so nato prikazani enako kot ostali povezani poštni dokumenti.

Na ta način je komunikacija po elektronski pošti vključena v evidenco zadeve.

Povezava z izdano pošto

Kadar se iz zadeve pripravi odgovor, dopis ali drug dokument za pošiljanje, se lahko ta evidentira kot izdana pošta.

Po evidentiranju je dokument prikazan med povezanimi poštnimi dokumenti zadeve.

Uporabnik ima tako na enem mestu pregled tako prejete kot tudi izdane dokumentacije.

Posebnosti in opozorila

• Dokument lahko pripada samo tistim zadevam, na katere je bil povezan.

• Povezani poštni dokumenti ne predstavljajo internih dokumentov zadeve.

• V pregledu so prikazani samo dokumenti, ki so bili evidentirani kot poštni dokumenti.

• Brisanje ali sprememba dokumenta lahko vpliva na zgodovino dokumentnega poslovanja.

• Vsi povezani dokumenti ostanejo dostopni tudi po zaključku zadeve, če uporabnik razpolaga z ustreznimi pravicami.

Najpogostejša vprašanja

Kakšna je razlika med povezanim poštnim dokumentom in internim dokumentom?

Povezani poštni dokumenti predstavljajo dokumente, evidentirane v poštni knjigi (prejeta ali izdana pošta). Interni dokumenti pa nastanejo znotraj organizacije in niso evidentirani kot poštni promet.

Ali lahko na eno zadevo povežem več poštnih dokumentov?

Da. Na posamezno zadevo je lahko povezanih več dokumentov, tako prejetih kot izdanih.

Ali lahko odprem dokument neposredno z zadeve?

Da. Dokument lahko odprete neposredno iz pregleda povezanih poštnih dokumentov.

Zakaj dokumenta ne vidim na zadevi?

Najprej preverite, ali je dokument pravilno povezan na zadevo oziroma ali imate pravice za pregled dokumenta.

Povzetek

Povezani poštni dokumenti omogočajo pregled vse prejete in izdane pošte, ki je povezana s posamezno zadevo. Predstavljajo osrednji pregled komunikacije in dokumentacije ter uporabniku omogočajo, da na enem mestu spremlja celoten potek obravnave zadeve.