Namen

Vezani interni dokumenti so dokumenti, ki nastajajo znotraj organizacije in niso evidentirani kot prejeta ali izdana pošta. Namenjeni so hranjenju in spremljanju dokumentacije, ki je neposredno povezana z obravnavo posamezne zadeve.

Najpogostejši primeri internih dokumentov so:

• zapisniki,

• razpisi,

• odgovori na vloge,

• interna poročila,

• interne beležke,

• osnutki dokumentov,

• drugi dokumenti, ki nastajajo med obravnavo zadeve.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve → Urejanje zadeve → Vezani dokumenti → Vezani interni dokumenti

Opis funkcionalnosti

Na zavihku Vezani dokumenti sta na voljo dve ločeni evidenci:

• Povezani poštni dokumenti (prejeta in izdana pošta),

• Vezani interni dokumenti.

Vezani interni dokumenti niso del poštnega prometa, ampak predstavljajo dokumentacijo, ki nastaja znotraj organizacije med obravnavo zadeve. Dokumenti ostanejo trajno povezani z zadevo in so dostopni uporabnikom z ustreznimi pravicami.

Dodajanje internega dokumenta

1. Odprite zadevo

Poiščite in odprite zadevo, na katero želite dodati interni dokument.

2. Odprite zavihek Vezani dokumenti

Na zadevi izberite zavihek Vezani dokumenti in pregled Vezani interni dokumenti.

3. Dodajte nov zapis

Kliknite Dodaj nov zapis.

Program odpre obrazec za vnos internega dokumenta.

4. Izpolnite podatke dokumenta

Izpolnite zahtevana polja in po potrebi določite dodatne lastnosti dokumenta:

• tip dokumenta,

• opis,

• oznaka tajnosti,

• vrsta dokumenta,

• oblika dokumenta,

• rok hrambe.

5. Naložite dokument

Po vnosu podatkov dokument naložite na zadevo s funkcijo Naloži. Priporočljivo je, da dokument naložite v PDF obliki.

6. Shranite dokument

Po končanem vnosu dokument shranite.

Dokument se prikaže v tabeli vezanih internih dokumentov na zadevi.

Delo z vezanimi internimi dokumenti

Naloži

S funkcijo Naloži dodate dokument, ki ga imate shranjenega na računalniku.

Priporočljivo je, da dokument naložite v PDF obliki.

Prenesi

Funkcija Prenesi omogoča pregled in prenos že naloženih dokumentov.

Če ima dokument več verzij, je to navedeno v polju Opombe, uporabnik pa lahko izbere ustrezno verzijo dokumenta.

Poveži z obstoječim dokumentom

S funkcijo Poveži z obstoječim dokumentom lahko interni dokument povežete z dokumentom, ki že obstaja v dokumentacijskem sistemu.

Pri uporabi te funkcionalnosti je treba preveriti:

• pravilen tip dokumenta,

• pravilnega partnerja.

Dodaj dokument iz predloge

S funkcijo Dodaj dokument iz predloge lahko ustvarite nov dokument na podlagi predhodno pripravljene predloge.

Predloge dokumentov se pripravljajo v:

Poštna knjiga → Šifranti → Predloge dokumentov.

Število dokumentov po tipu

S klikom na ikono Število dokumentov po tipu se odpre pregled števila dokumentov glede na posamezne tipe dokumentov.

Podatke lahko izvozite tudi v Excel.

Odstrani zapis

S funkcijo Odstrani zapis odstranite izbrani interni dokument iz zadeve.

Posebnosti in opozorila

• Interni dokumenti niso evidentirani kot prejeta ali izdana pošta.

• Dokumente je priporočljivo nalagati v PDF obliki.

• Pri povezovanju z obstoječimi dokumenti preverite pravilnost partnerja in tipa dokumenta.

• Interni dokumenti ostanejo povezani z zadevo tudi po zaključku postopka.

Povezava z drugimi funkcionalnostmi

Vezani interni dokumenti so povezani z:

• Zadevami,

• Povezanimi poštnimi dokumenti,

• Predlogami dokumentov,

• Dokumentacijskim sistemom,

• Upravljanjem rokov hrambe,

• Uničevanjem dokumentov.

Najpogostejša vprašanja

Kakšna je razlika med internim dokumentom in poštnim dokumentom?

Poštni dokument predstavlja prejeto ali izdano pošto, medtem ko interni dokument predstavlja dokumentacijo, ki je nastala znotraj organizacije.

Ali lahko dokument ustvarim iz predloge?

Da. Uporabite funkcijo Dodaj dokument iz predloge.

Ali lahko dokument povežem z dokumentom iz dokumentacijskega sistema?

Da. Uporabite funkcijo Poveži z obstoječim dokumentom.

Ali lahko za dokument določim rok hrambe?

Da. Rok hrambe določite v polju Rok hrambe.

Povzetek

Vezani interni dokumenti omogočajo evidentiranje dokumentacije, ki nastaja znotraj organizacije in ni del prejete ali izdane pošte. Dokumente lahko nalagate iz računalnika, ustvarjate iz predlog ali povezujete z obstoječimi dokumenti iz dokumentacijskega sistema. Skupaj s povezanimi poštnimi dokumenti tvorijo celotno dokumentacijo posamezne zadeve.