Namen

Izdana pošta predstavlja dokumente, ki jih organizacija pošilja zunanjim prejemnikom in jih želi evidentirati v elektronski vodeni pisarni (EVP).

Dokumenti izdane pošte so del uradne dokumentacije zadeve in se skupaj s prejeto pošto vodijo v evidenci Povezani poštni dokumenti.

Najpogostejši primeri izdane pošte so:

• dopisi,

• odgovori na prejete vloge,

• obvestila,

• pogodbe,

• odločbe,

• sklepi,

• druga uradna komunikacija organizacije.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve → Urejanje zadeve → Vezani dokumenti → Povezani poštni dokumenti

Opis funkcionalnosti

Izdana pošta se vodi med povezanimi poštnimi dokumenti na zadevi.

Ko uporabnik evidentira dokument kot izdano pošto:

• se dokument poveže z izbrano zadevo,

• pridobi ustrezno oznako oziroma številko dokumenta,

• postane del uradne evidence dokumentnega poslovanja,

• je viden med povezanimi poštnimi dokumenti skupaj s prejeto pošto.

Na ta način je zagotovljen pregled nad celotno komunikacijo, povezano z zadevo.

Postopek

1. Odprite zadevo

Poiščite in odprite zadevo, na katero želite evidentirati dokument.

2. Odprite pregled Povezani poštni dokumenti

Na zavihku Vezani dokumenti izberite pregled Povezani poštni dokumenti.

3. Dodajte nov zapis

Kliknite Dodaj nov zapis.

Odpre se obrazec Urejanje pošte.

4. Izpolnite podatke dokumenta

Vnesite oziroma preverite podatke dokumenta.

Del podatkov se samodejno prenese iz zadeve, zato jih običajno ni potrebno ponovno vnašati.

5. Dodajte dokument

Dokument lahko:

• naložite iz računalnika,

• pripravite iz predloge,

• povežete z obstoječim dokumentom.

Po shranjevanju je dokument evidentiran kot izdana pošta na zadevi.

Pomembna polja

Oznaka

Oznaka dokumenta se ustvarja samodejno glede na tip dokumenta in način številčenja, ki je nastavljen v sistemu.

Polja praviloma ni mogoče spreminjati.

Način pošiljanja

V polje vnesete način pošiljanja dokumenta.

Primeri:

• navadno,

• priporočeno,

• elektronsko.

Možno je določiti tudi privzeti način pošiljanja.

Številka priporočene pošiljke

Kadar dokument pošiljate priporočeno, lahko vnesete številko priporočene pošiljke.

Poštnina

V polje lahko vnesete znesek poštnine za poslano pošiljko.

Pregled izdane pošte

Izdana pošta je po shranjevanju vidna med povezanimi poštnimi dokumenti na zadevi. Uporabnik lahko dokument:

• odpre,

• pregleda,

• natisne,

• posreduje naprej v delovni tok.

Posebnosti in opozorila

• Dokument mora biti povezan na ustrezno zadevo.

• Izdana pošta in interni dokumenti niso enaka vrsta dokumentov.

• Evidentiranje izdane pošte ne zaključi zadeve.

• Dokument po shranjevanju postane del uradne dokumentacije zadeve.

• Na eni zadevi je lahko evidentiranih več dokumentov izdane pošte.

Najpogostejša vprašanja

Ali lahko na eno zadevo evidentiram več dokumentov izdane pošte?

Da. Na posamezni zadevi je lahko evidentiranih več dokumentov izdane pošte.

Ali se dokument po shranjevanju samodejno prikaže na zadevi?

Da. Dokument je po shranjevanju viden med povezanimi poštnimi dokumenti.

Ali lahko dokument natisnem po evidentiranju?

Da. Dokument ostane dostopen v evidenci in ga lahko odprete ter natisnete.

Povzetek

Izdana pošta omogoča evidentiranje vseh dokumentov, ki jih organizacija pošilja zunanjim prejemnikom. Dokument se po shranjevanju poveže na zadevo, pridobi ustrezno evidenco in postane del uradne dokumentacije postopka. Njena glavna naloga je zagotavljanje sledljivosti in preglednosti komunikacije na posamezni zadevi.