Namen

Funkcionalnost dodajanja prejete pošte na zadevo omogoča povezovanje vhodnih dokumentov z obstoječo zadevo v modulu Elektronsko vodena pisarna (EVP).

Na ta način se vsa dokumentacija, ki se nanaša na posamezen postopek, vodi na enem mestu. Uporabnikom ni potrebno iskati dokumentov v različnih evidencah, saj so vsi dokumenti zbrani na pripadajoči zadevi.

Funkcionalnost se uporablja predvsem:

• pri evidentiranju prejetih in izdanih dokumentov,

• pri dodajanju dodatne dokumentacije na obstoječo zadevo,

• pri povezovanju dopisov, odločb in prilog, prejetih po pošti,

• pri evidentiranju dokumentov, ki prispejo med obravnavo zadeve.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve → Odpri zadevo → Povezani poštni dokumenti

Opis funkcionalnosti

Na posamezni zadevi je na voljo pregled Povezani poštni dokumenti, kjer so prikazani vsi prejeti in izdani dokumenti, ki so povezani z izbrano zadevo.

Ko organizacija prejme novo dokumentacijo, jo lahko uporabnik poveže na že obstoječo zadevo. S tem se zagotovi, da je celotna dokumentacija postopka zbrana na enem mestu in da je uporabnikom omogočen popoln pregled nad prejeto komunikacijo.

Po povezavi dokumenta se ta samodejno prikaže med povezanimi poštnimi dokumenti zadeve.

Kdaj uporabiti funkcionalnost

Dodajanje prejete in izdane pošte na obstoječo zadevo uporabite v primerih, ko:

• stranka pošlje dodatno dokumentacijo na odprto zadevo,

• prejmete dopolnitev vloge,

• prejmete manjkajoče priloge,

• prejmete odgovor na že odprti postopek,

• želite novo prejeto pošto povezati z že obstoječo evidenco,

• želite dodati tudi izdane dokumente.

Če postopek še ne obstaja, je praviloma smiselno najprej odpreti novo zadevo in nato dokument povezati nanjo.

Postopek dodajanja prejete pošte na zadevo

1. Odprite zadevo

V pregledu Zadeve poiščite zadevo, na katero želite povezati prejeto pošto.

Po potrebi uporabite filtre ali iskanje po:

• številki zadeve,

• partnerju,

• klasifikaciji.

Nato odprite izbrano zadevo.

2. Odprite pregled povezanih poštnih dokumentov

Na zadevi odprite pregled Povezani poštni dokumenti.

V pregledu so prikazani vsi že povezani vhodni in izhodni dokumenti.

3. Dodajte prejeti ali izdani dokument

Izberite možnost za dodajanje novega poštnega dokumenta.

V tabeli urejanje pošte dodate naslednje podatke:

• delovno področje,

• tip dokumenta,

• klasifikacija dokumenta,

• zadeva,

• partner ali ime in priimek,

• vezani dokument.

Podatki, ki so bili vpisani na urejanju zadeve, se samodejno prenesejo v polja v tabelo urejanje pošte.

Po vnosu osnovnih podatkov mora uporabnik dodati še predogled dokumenta. To naredi na modri pasici “Vezani dokumenti”:

S klikom na dodaj nov zapis se odpre tabela, kjer izberemo akcijo Naloži. Program odpre brskalnik, kjer poiščemo skeniran/shranjen dokument in ga naložimo v tabelo urejanje pošte.

Uporabnik lahko dodata tudi naslednje podatke o dokumentu:

• opombe,

• oznaka tajnosti,

• vrsta dokumenta,

• oblika dokumenta,

• rok hrambe posameznega dokumenta.

4. Potrdite povezavo

Po nalaganju dokumenta kliknete ikono shrani.

Program dokument poveže na zadevo.

5. Preverite rezultat

Po uspešni povezavi se dokument pojavi v seznamu povezanih poštnih dokumentov.

Uporabniki lahko dokument odprejo neposredno iz zadeve in ga uporabljajo pri nadaljnji obravnavi postopka.

Rezultat povezave

Po uspešno izvedenem postopku:

• je dokument viden na zadevi,

• je dokument vključen v zgodovino dokumentacije zadeve,

• imajo uporabniki celovit pregled nad dokumentacijo postopka,

• je zagotovljena sledljivost prejete komunikacije.

Pregled povezanega dokumenta

Po povezavi lahko uporabnik:

• odpre dokument,

• pregleda osnovne podatke,

• pregleda priponke,

• preveri datum prejema,

• preveri vsebino dokumenta.

Dokument ostane povezan z zadevo skozi celoten življenjski cikel postopka.

Posebnosti in opozorila

• Dokument vedno povežite na pravilno zadevo.

• Pred povezavo preverite številko zadeve in partnerja.

• Na posamezno zadevo je mogoče povezati več prejetih dokumentov.

• Dodajanje nove prejete pošte ne vpliva na že povezane dokumente.

• Vsi povezani dokumenti ostanejo vidni tudi po zaključku zadeve, če ima uporabnik ustrezne pravice dostopa.

Najpogostejša vprašanja

Ali lahko na eno zadevo povežem več prejetih dokumentov?

Da. Na posamezno zadevo lahko povežete poljubno število prejetih dokumentov.

Ali lahko dokument po povezavi odprem neposredno z zadeve?

Da. Dokument je dostopen neposredno iz pregleda povezanih poštnih dokumentov.

Kaj storiti, če sem dokument povezal na napačno zadevo?

Preverite možnosti odstranitve povezave oziroma se posvetujte z administratorjem sistema, če organizacija uporablja dodatne omejitve dokumentnega poslovanja.

Ali povezava dokumenta spremeni vsebino dokumenta?

Ne. Povezava dokument samo uvrsti na zadevo. Vsebina dokumenta ostane nespremenjena.

Povzetek

Dodajanje prejete in izdane pošte na zadevo omogoča povezovanje vhodnih in izhodnih dokumentov z obstoječimi zadevami v EVP. S tem je vsa dokumentacija posameznega postopka zbrana na enem mestu, uporabniki pa imajo zagotovljen popoln pregled nad prejeto in izdano komunikacijo in dokumentacijo zadeve.