Obrazložitev pojmov na podlagi MJU navodil

Za lažjo razumevanje umetnih delovnih mest smo pripravili povzetek MJU navodil za uporabo aplikacije. Celoten dokument je dosegljiv tukaj.

Nabor šifer umetnih delovnih mest najdete na spletni strani MJU.

Posebnosti pri umetno ustvarjenih delovnih mestih

Pri določenih delovnih mestih v sistemu se uporablja posebna logika oblikovanja šifer delovnih mest (DM) za generiranje prevedbe v MJU aplikaciji. Ta je potrebna zaradi tega, ker se eno osnovno delovno mesto lahko razdeli na več različnih nazivov ali plačnih razponov.

Takšna delovna mesta imenujemo umetno ustvarjena delovna mesta, saj nastanejo iz enega osnovnega zapisa, vendar se zaradi pravil obračuna, prevedb ali sistemizacije razdelijo na več variant.

Pomembno je, da se pri teh primerih vedno uporablja pravilna šifra, saj napačna uporaba lahko vpliva na:

• napačno prevedbo plačnih razredov

• napačno razporeditev zaposlenih

• napačne podatke v obračunu plač

Umetne šifre delovnih mest za nazive (C2–C7 sistem)

Pri delovnih mestih, kjer se en naziv lahko izvaja v več stopnjah (npr. C2 do C7), se šifra delovnega mesta prilagodi glede na to, katere nazive delovno mesto dejansko vključuje.

Osnovno pravilo:
Drugi znak v šifri delovnega mesta (ki je običajno 0) se nadomesti s številko, ki označuje kombinacijo nazivov.

Primer

Osnovno delovno mesto:
C027010 – višji svetovalec (nazivi I, II, III)

Iz tega se lahko tvorijo umetne šifre:

• C127010 – višji svetovalec, naziv I

• C227010 – višji svetovalec, naziv II

• C327010 – višji svetovalec, naziv III

• C427010 – višji svetovalec, nazivi I in II

• C527010 – višji svetovalec, nazivi II in III

Pomembna razlaga

• vsaka šifra predstavlja natančno določen nabor nazivov

• sistem jih obravnava kot ločena delovna mesta

• zato jih ni dovoljeno med seboj zamenjevati

Umetne šifre delovnih mest za vodje

Pri delovnih mestih vodij se umetne šifre uporabljajo za prikaz različnih plačnih razponov znotraj istega delovnega mesta.

Tudi tukaj se spreminja drugi znak šifre delovnega mesta, vendar se razponi povezujejo z izhodiščnim plačnim razredom.

Primer

Osnovno delovno mesto:
F095097 – vodja

Sistem ustvari več variant:

• F095097 – vodja (osnovno)

• F195097 – vodja v izhodiščnem PR DM

• F295097 – vodja v izhodiščnem PR DM + 1

• F395097 – vodja v izhodiščnem PR DM + 2

• F495097 – vodja v izhodiščnem PR DM + 3

• F595097 – vodja v izhodiščnem PR DM + 4

Posebno opozorilo

Pri nekaterih vodjah (npr. razpon PR 5), kjer je v šifri DM na drugem mestu znak 0, se ta šifra v aplikaciji ne uporablja.

V teh primerih je potrebno:

• uporabiti ustrezno novo šifro delovnega mesta ali

• uporabiti pravilno šifro naziva

Pomembno opozorilo

Pri vseh vnosih umetno ustvarjenih delovnih mest je nujno, da:

• se uporablja pravilna šifra delovnega mesta

• so podatki usklajeni s kolektivnimi pogodbami

• so upoštevani veljavni aneksi in uredbe

• se ne uporablja napačnih kombinacij šifer

Napačna uporaba šifer lahko povzroči:

• napačne prevedbe plač

• napačne sistemske razporeditve

• napačne podatke v obračunih

Postopek v modulu HRM

Za pravilno obdelavo in izvedbo prevedb je ključno, da so podatki o delovnih mestih v modulu HRM ustrezno urejeni in skladni z uradnimi šifranti (ZSPJS / FDMN katalog).

Ker pri umetno ustvarjenih delovnih mestih prihaja do posebnih kombinacij šifer in nazivov, je postopek dela nekoliko drugačen kot pri standardnih delovnih mestih.

1. Preverjanje pravilnega identa ZSPJS na delovnem mestu

Prvi korak je preverjanje, ali ima delovno mesto na zaposlenem pravilno nastavljen ident ZSPJS.

To pomeni:

• delovno mesto mora biti usklajeno z uradnim FDMN katalogom

• šifra delovnega mesta mora biti pravilno izbrana glede na naziv in razpon

• sistem mora imeti na delovnem mestu ustrezno definiran plačni razred

Brez pravilno nastavljenega identa ZSPJS prevedba ni zanesljiva in lahko pride do napačnih rezultatov pri prevedbah in poročanju na ISPAP.

2. Pregled delovnih mest preko čarovnika

Za pregled dejanskega stanja se v modulu HRM uporabi čarovnik za izpise delovnih mest.

Postopek:

• vstop v HRM modul

• uporaba čarovnika za izpis podatkov

• pregled delovnih mest, ki so trenutno dodeljena posameznim zaposlenim

Namen tega koraka je, da se preveri:

• katero delovno mesto ima posamezen delavec trenutno dodeljeno

• ali gre za standardno ali umetno ustvarjeno delovno mesto

• ali je šifra skladna z dejanskim stanjem v sistemu

3. Preverjanje umetno ustvarjenih delovnih mest

V naslednjem koraku je potrebno pregledati, ali ima kateri od zaposlenih dodeljeno umetno ustvarjeno delovno mesto. Za to uporabite primerjavo med MJU Excel tabelo z naborom umetnih delovnih mest ter generiranim dokumentom iz Čarovnika.

4. Prevedba umetno ustvarjenih delovnih mest

Pri umetno ustvarjenih delovnih mestih je ključno, da se prevedba ne izvaja avtomatsko, ampak ročno.

Razlog za to je:

• vsaka umetna šifra predstavlja točno določen naziv ali plačni razpon

• avtomatska prevedba ne more vedno pravilno interpretirati kombinacij

• napačna avtomatizacija lahko povzroči napačen plačni razred ali napačen zapis zgodovine

Zato velja pravilo:

Umetno ustvarjena delovna mesta se vedno preverijo in prevedba se izvede ročno.

Pri tem je potrebno:

• preveriti pravilno izhodiščno stanje

• zagotoviti skladnost z uradno šifro in nazivom

• ročno vnesti ustrezno prevedbo v sistem

Za več informacij o ročnem načinu prevedbe imate na voljo navodila.

5. Ključno opozorilo

Pri delu z umetno ustvarjenimi delovnimi mesti je nujno, da se vedno preveri:

• pravilnost ZSPJS šifre

• pravilnost naziva delovnega mesta

• skladnost z veljavnimi predpisi in kolektivnimi pogodbami

• pravilnost plačnega razpona

Napačen vnos lahko povzroči:

• napačno prevedbo plačnih razredov

• napačno zgodovino delovnih mest

• napačne podatke v obračunu plač