Osnovno

Ena izmed novosti ZSTSPJS je tudi avtomatična uskladitev vrednosti plačnih razredov plačne lestvice z inflacijo.

Za leto 2026 se osnovne plače in plačna lestvica uskladijo za 0,9 odstotka. Dne 31. 3. 2026 je bila v Uradnem listu objavljena nova plačna lestvica, nova MJU aplikacija pa je bila izdana 8. 4. 2026.

Pri tem je pomembno, da se razlika in višine obrokov z inflacijo ne usklajujejo. Še vedno se izračunavajo kot razlika med vrednostjo plačnega razreda, v katerega je javni uslužbenec trenutno uvrščen na dan 1. 1. 2025, ter vrednostjo plačnega razreda, v katerega je bil ali bi bil javni uslužbenec uvrščen na dan 31. 12. 2024. Če je vrednost plačnega razreda na dan 31. 12. 2024 manjša od minimalne plače za leto 2025, se upošteva minimalna plača za leto 2025.

Primer, ki ga navaja MJU, je dostopen tukaj.

Pomembno:
Uskladitev z inflacijo vpliva izključno na vrednosti plačnih razredov in posledično na osnovno plačo po 1. 4. 2026. Ne vpliva pa na izračun razlik za prevedbo ali dinamiko izplačil.

Koraki

Zelo pomembno je, da so koraki izvedeni v pravilnem vrstnem redu:

• uvoz nove plačne lestvice

• ustvarjanje kopij delovnih mest

• posodobitev MJU aplikacije

• akcija za uskladitev v kontrolnem načinu (poljubno, ampak zelo priporočljivo)

• po potrebi urediti neuspešne primere iz kontrolnega načina

• akcija za uskladitev v delovnem načinu

• ročna ureditev neuspešnih primerov iz delovnega načina

• kontrola podatkov preko izpisov KO88 ali KO89

Pomembno:
Če se koraki ne izvajajo v tem vrstnem redu, lahko pride do napačnih podatkov (npr. napačne prevedbe ali neuspešnega generiranja delovnih razmerij).

Uvoz nove plačne lestvice

Pot:

HRM → Šifranti → Plačni razredi → Uvozi

Program ob uvozu prikaže obvestilo za potrditev. Po potrditvi se uvoz začne.

Po izvedenem uvozu:

• obstoječa plačna lestvica dobi datum veljavnosti do 31. 3. 2026 in se obarva rdeče

• nova plačna lestvica dobi datum veljavnosti od 1. 4. 2026 in se obarva zeleno

Pomembno:
Če nova lestvica ni vidna, uvoz ni bil uspešno izveden.

Ustvarjanje kopij delovnih mest

Po uvozu nove plačne lestvice je potrebno plačne razrede ponovno upariti z ustreznimi delovnimi mesti. To pomeni, da je potrebno obstoječa delovna mesta zaključiti in ustvariti nova, ki bodo vezana na novo plačno lestvico.

To lahko naredite:

• s skupinsko akcijo (priporočeno)

• z ročnim kopiranjem delovnih mest

Akcija za ustvarjanje kopij delovnih mest

Pot:

HRM → HRM → Delovna mesta → Skupinsko upravljanje s podatki → Ustvarjanje kopije DM (sprememba vrednosti PR/izhodiščnih PR)

Znotraj akcije imate 2 možnosti:

• če v filtru Delovna mesta ne izberete nič, bo program samodejno kopiral vsa delovna mesta, ki so prikazana v seznamu (browsu)

• v filtru Delovna mesta lahko sami izberete konkretna delovna mesta, ki jih želite kopirati

Pri obeh možnostih je potrebno določiti datume:

• Datum do – staro DM → vnesete datum veljavnosti do za obstoječe delovno mesto (npr. 31. 3. 2026)

• Datum od – novo DM → vnesete datum veljavnosti od za novo delovno mesto (npr. 1. 4. 2026)

Pomembno:
Program dejansko potrebuje samo en datum, drugega izračuna samodejno glede na vnos.

Po potrditvi akcije (Ustvarjanje kopije DM) se generira več izpisov:

• na računalnik se vam naloži ZIP datoteka z dvema CSV dokumentoma z uspešno kopiranimi delovnimi mesti in neuspešno kopiranimi delovnimi mesti

• izpis uspešno kopiranih delovnih mest v PDF formatu

• izpis neuspešno kopiranih delovnih mest v PDF formatu

Na izpis neuspešnih delovnih mest se uvrstijo:

• delovna mesta, ki že imajo ustvarjeno kopijo za izbrano obdobje (kontrola podvajanja)

• delovna mesta, ki nimajo identa ZSPJS

Takšna delovna mesta je potrebno ročno pregledati in po potrebi ročno kopirati.

Po izvedeni akciji:

• morate zapreti okno obvestila ter okno v katerem se je generirala akcija,

• v browsu osvežite polja,

• vsa stara delovna mesta so obarvana rdeče in imajo datum veljavnosti do (npr. 31. 3. 2026)

• nova delovna mesta so obarvana zeleno in imajo datum veljavnosti od (npr. 1. 4. 2026)

• nova delovna mesta vsebujejo nove plačne razrede (min in max)

Ročno kopiranje delovnih mest

Pot:

HRM → HRM → Delovna mesta

Ročno kopiranje uporabite v primerih, ko:

• delovno mesto ni bilo zajeto v skupinski akciji

• je bilo na seznamu neuspešnih

• želite dodatno kontrolirati podatke

Postopek:

• v seznamu poiščete delovno mesto, ki ga želite kopirati

• kliknete Več akcij → Ustvari kopijo

• program ustvari novo delovno mesto z enakimi podatki in dodatkom “-K” v nazivu

Nato uredite podatke:

1. odprete “staro” delovno mesto

   • vnesete datum veljavnosti do (npr. 31. 3. 2026)

   • shranite

1. odprete kopirano delovno mesto

   • odstranite “-K” iz naziva (po potrebi popravite naziv)

   • vnesete datum veljavnosti od (npr. 1. 4. 2026)

   • nastavite nove plačne razrede (min in max)

   • po potrebi uredite še ostale podatke

   • shranite

Po ročnem kopiranju:

• staro delovno mesto je zaključeno (rdeče)

• novo delovno mesto je aktivno (zeleno)

• novo delovno mesto vsebuje pravilne plačne razrede

Posodobitev MJU aplikacije

Ta korak je obvezen.

S tem zagotovite, da sistem uporablja najnovejšo verzijo podatkov za izračune in prevedbo. Če ta korak ni izveden, pride do napačnih rezultatov pri uskladitvi ter napak pri generiranju prevedb.

Pot:

HRM → HRM → Delovna mesta → Posodobi aplikacijo za prevedbo

S tem se zagotovi, da sistem uporablja najnovejšo verzijo podatkov.

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Akcija za uskladitev z inflacijo v kontrolnem načinu

Pot:

HRM → HRM → Delovna mesta → Skupinsko upravljanje s podatki → Skupinska prevedba (uskladitev z inflacijo)

Pred dejansko izvedbo je priporočljivo uporabiti kontrolni način. Korak ni obvezen ampak zelo priporočljiv zaradi kontrole podatkov pred izvedeno akcijo.

Ko je kontrolni način vklopljen:

• sistem ne spreminja podatkov,

• pripravi seznam zaposlenih, ki bi bili vključeni v uskladitev,

• omogoča preverjanje rezultatov pred dejansko izvedbo.

Za zagon kontrolnega načina je potrebno:

• izbrati vrsto dogodka (V namen uskladitve z minimalno plačo smo v “Vrsta dogodka” dodali nov tip šifranta “035 Dvig PR z inflacijo”. Ta vrsta dogodka se bo zapisala tudi v delovno razmerje.),

• izbrati skupine zaposlenih, za katere se bo akcija izvajala,

• dodati datum veljavnosti spremembe (privzeto se izpisuje datum 1.4.2026),

• izbrati kontrolni način,

• zagnati ustvarjanje novih delovnih razmerij.

Prikaže se obvestilo, da gre za kontrolni način, kliknemo DA, da generira izpis. Program generira 2 izpisa v PDF formatu:

• seznam uspešno ustvarjenih delovnih razmerij v kontrolnem načinu

• seznam neuspešnih v kontrolnem načinu

Na računalnik se nam naloži tudi Excel datoteka, preko katere lahko prav tako preverite podatke. 

Neuspešni primeri iz kontrolnega načina

Program vam po izvedbi akcije (kontrolni ali delovni način) izpiše 2 izpisa:

• seznam uspešno izvedenih

• seznam neuspešno izvedenih

V seznamu neuspešno izvedenih bodo zapisani delavci z razlogi, zakaj program ni mogel generirati delovnega razmerja ali prevedbe na delovnem mestu. Popis teh primerov najdete na tej povezavi: Popis primerov, ko se prevedba ne izvede

Na podlagi zgoraj popisanih primerov in razloga neuspešnosti na izpisu, morate vse delavce pregledati ter:

• ali odstranite vzrok neuspešne akcije pred izvedbo delovnega načina - na tak način se bodo vsi delavci uskladili istočasno z akcijo

• ali najprej izvedete uskladitev v delovnem načinu in nato ročno uredite delavce, kateri so dodani na izpisu neuspešnih primerov

Ročni popravki zaradi neuspešno izvedene akcije

Ročni popravki se izvajajo v primerih, ko akcija uskladitve z inflacijo ali ustvarjanja delovnih razmerij ni bila uspešno izvedena za posamezne delavce.

Neuspešni primeri so vedno vidni v izpisu neuspešno izvedenih delavcev, ki ga sistem pripravi po izvedeni kontrolni ali delovni akciji.

Pomembno:
Pri ročnih popravkih:

• vedno izhajamo iz razloga napake iz izpisa

• ni univerzalnega popravka za vse delavce

• vsaka napaka se rešuje individualno

Nekaj primerov in njihove rešitve:

Delovno razmerje že obstaja v prihodnosti

V tem primeru sistem ne more ustvariti novega delovnega razmerja.

Rešitev:

• preverite obstoječe delovno razmerje

• po potrebi ga zaključite ali prilagodite datum veljavnosti

• nato ponovno izvedite akcijo ali ročno dodajte novo delovno razmerje od presečnega datuma (npr. 1. 4. 2026)

• izvedite prevedbo

Manjkajoči ali napačni podatki na delovnem mestu

Sistem ne more izvesti uskladitve, če so podatki nepopolni.

Rešitev:

• dopolnite manjkajoče podatke na delovnem mestu (npr. plačni razred, vrsta plačila)

• preverite pravilnost šifranta ZSPJS

• ponovno zaženite akcijo ali ročno uredite delovno razmerje

Delavec ima ročno urejeno prevedbo ali posebni status

Sem spadajo:

• B skupina

• pripravniki

• delavci nad maksimalnim PR delovnega mesta

• ročno vnesene prevedbe

Rešitev:

• preverite ali ročni vnos še vedno velja

• odločite se, ali se ohrani ročna logika ali se preklopi na sistemsko

• po potrebi ponovno ročno vnesite podatke na prevedbi

Že ustvarjeno delovno razmerje za obdobje

Sistem ne more ustvariti podvojenega delovnega razmerja.

Rešitev:

• preverite obstoječe delovno razmerje

• preverite datume veljavnosti

• ročno prilagodite ali “vrinite” zapis med obstoječa delovna razmerja

• izvedite ročno prevedbo

Akcija za uskladitev v delovnem načinu

Ko je kontrola zaključena in so podatki pravilni, se lahko izvede dejanska oziroma delovna akcija.

Pot:

HRM → HRM → Delovna mesta → Skupinsko upravljanje s podatki → Skupinska prevedba (uskladitev z inflacijo)

Postopek:

• izklopite kontrolni način,

• izberite vrsto dogodka,

• po potrebi vnesite Opis vrste dogodka,

• izberite skupine zaposlenih, za katere se bo akcija izvajala,

• dodajte datum veljavnosti spremembe (privzeto se izpisuje datum 1.4.2026),

• zaženite ustvarjanje novih delovnih razmerij.

Sistem nato:

• zaključi stara delovna razmerja z datumom 31.3.2026

• ustvari nova delovna razmerja z datumom 1.4.2026

• na novo delovno razmerje doda statusi primaren

• delavčeve podatke na delovnem mestu in razporeditvah za plače kopira,

• delavcu doda enak plačni razred z novo vrednostjo,

• generira prevedbo iz podatkov,

• pripravi poročilo o uspešnih in neuspešnih izvedbah (na računalnik naloži v Excel formatu, v brskalniku odpre PDF format).

Pomembno:

Ta korak dejansko spremeni podatke v sistemu.
Zato je zelo pomembno, da:

• so delovna mesta pravilno pripravljena (kopije)

• je MJU aplikacija posodobljena

• so podatki preverjeni v kontrolnem načinu

Če teh korakov ne izvedete pravilno, lahko pride do napačnih prevedb ali manjkajočih delovnih razmerij.

Ročna ureditev neuspešnih primerov iz delovnega načina

Po izvedbi akcije bo sistem pripravil seznam neuspešno izvedenih primerov.

To pomeni, da pri teh zaposlenih:

• delovno razmerje ni bilo ustvarjeno ali

• prevedba ni bila izvedena

Vsak primer vsebuje tudi razlog neuspeha.

Splošno pravilo

Ni enotne rešitve za vse primere. Vsak zapis je potrebno pregledati individualno in se odločiti glede na podatke.

Navodilo kako ročno urediti delovno razmerje in prevedbo najdete tukaj.

Kontrola podatkov s KO88 in KO89

Za kontrolo podatkov prevedenih podatkov lahko uporabite 2 prednastavljena izpisa:

• KO88

• KO89

Pot:

HRM → Kadri → Izpisi in dokumenti → KO88-Prenova plačnega sistema v JS ali KO89-Osnovne plače po prevedbi 2025

Več informacij o obeh izpisih najdete na naslednji povezavi: Kontrolni izpisi

Dodatni parametri na maski za prevedbo

V okviru prenove plačnega sistema in uskladitve z inflacijo so bili na maski Delovnega mesta in razporeditve za plače dodani oziroma spremenjeni nekateri parametri.

Pot:

HRM → Delavec → Delovno mesto in razporeditve za plače → zavihek Prenova plačnega sistema v JS 2025–2028

Minimalna plača za izračun prevedbe

Polje z nazivom Minimalna plača je bilo preimenovano v:

Minimalna plača za izračun prevedbe

Pomen:

• to ni trenutna minimalna plača

• uporablja se izključno za izračun prevedbe

• vrednost ustreza zakonodaji (minimalna plača za leto 2025)

Dodana je tudi informativna pomoč (info gumb), ki uporabniku dodatno razloži pomen polja.

Preimenovana druga polja

Prav tako so preimenovana naslednja polja:

• PR JU na 31.12.2024 → PR JU na dan 31.12.2024

• Vrednost PR 31.12.2024 → Vrednost PR na dan 31.12.2024

• Vrednost PR Prevedeni → Vrednost PR prevedeni na dan 1.1.2025

Pomen:

Zaradi pravil uskladitve z inflacijo, smo preimenovali polje Vrednost PR Prevedeni v Vrednost PR prevedeni na dan 1.1.2025, saj se podatek, kljub uskladitvi z inflacijo ne sme spremeniti. Spremeni se zgolj osnovna plača po uskladitvi z inflacijo. Preostali podatki se ne usklajujejo z inflacijo in ostanejo nespremenjeni. V namen večje preglednosti podatkov, smo polje preimenovali.

Osnovna plača po uskladitvi z inflacijo

Dodano je novo polje:

Osnovna plača po uskladitvi z inflacijo (1.4.2026)

Pomen:

• predstavlja osnovno plačo delavca po datumu 1.4.2026

• osnovni plači iz tega polja se naknadno dodajo naslednji predvideni obroki

Pomembno:

Če se podatki vnašajo ročno, mora uporabnik v to polje vnesti pravilno vrednost osnovne plače po uskladitvi. V nasprotnem primeru lahko pride do napačnih obračunov.

Pomembno za obračun plač

Po izvedeni uskladitvi z inflacijo se spremembe odražajo tudi v obračunu plač.

Zato je pomembno razumeti, kaj sistem naredi samodejno in kdaj je potreben ročni poseg.

Samodejno delovanje

Postavka 000 (osnovna plača za obračun):

• samodejno upošteva novo osnovno plačo delavca

• dodatni posegi niso potrebni

To pomeni, da po pravilno izvedeni uskladitvi:

• ni potrebno ročno spreminjati osnovne plače v obračunu

• sistem sam prevzame nove vrednosti iz delovnega razmerja

• nujno potrebna je le kontrola podatkov znotraj obračuna za april 2026

Posebnost: odprt obračun plač v času izvajanja akcije za uskladitev z inflacijo

Če je obračun plač že odprt v času izvajanja uskladitve, lahko pride do neskladij.

Ta situacija ni priporočljiva.

Pot:

PLAČE → Plače → odprt obračun → Skupinsko upravljanje s podatki → Sprememba delovnega razmerja

Pri tem je pomembno:

• vključiti vse nove vrste dogodkov (035 Dvig PR z inflacijo)

• zagotoviti, da se spremembe iz HRM prenesejo v obračun

Priporočilo

• uskladitev z inflacijo izvajajte pred odprtjem obračuna plač

• če to ni mogoče, obvezno preverite prenos podatkov v obračun

• po izvedbi vedno naredite kontrolo obračuna

Pogosta vprašanja

Splošno o uskladitvi z inflacijo

Kaj pomeni uskladitev z inflacijo?
Gre za avtomatično povečanje vrednosti plačnih razredov glede na inflacijo (za leto 2026 za 0,9 %).

Ali se spreminja plačni razred delavca?
Ne, plačni razred ostane enak, spremeni se njegova vrednost.

Ali se uskladijo tudi razlike in obroki?
Ne, razlike in obroki se ne usklajujejo z inflacijo.

Po kateri logiki se še vedno izračunava razlika?
Razlika se izračuna glede na stanje na 1.1.2025 in 31.12.2024 (oziroma minimalno plačo 2025, če je relevantno).

Ali je uskladitev obvezna?
Da, če želite imeti pravilne podatke za obračun plač.

Uvoz plačne lestvice

Kaj se zgodi pri uvozu nove plačne lestvice?
Stara lestvica se zaključi (obarva rdeče), nova pa postane aktivna (zelena).

Ali se stari podatki izbrišejo?
Ne, ostanejo v sistemu z datumom veljavnosti do.

Kaj če uvoza ne izvedem?
Uskladitev ne bo pravilna, ker sistem uporablja stare vrednosti.

Kopiranje delovnih mest

Zakaj je potrebno kopirati delovna mesta?
Ker se spremenijo vrednosti plačnih razredov in jih je treba ponovno povezati z delovnimi mesti.

Zakaj lahko na obstoječa delovna mesta samo dodam nove plačne razrede (brez kopiranja delovnih mest)?
Ne. Tega ne priporočamo.

Dodajanje novih plačnih razredov neposredno na obstoječa delovna mesta pomeni, da se izgubi zgodovina podatkov. Sistem v tem primeru nima več pravilnega časovnega pregleda, katero delovno mesto je veljalo v določenem obdobju, kar lahko povzroči napačne prevedbe, nepravilne izpise in težave pri kasnejših kontrolah ali obračunih.

Zaradi tega je nujno, da se delovna mesta ob spremembi plačne lestvice kopirajo. Na ta način:

• se ohrani zgodovina (staro delovno mesto z datumom do),

• vzpostavi novo delovno mesto z novimi vrednostmi (z datumom od),

• sistem pravilno poveže podatke za prevedbo in obračun.

Obvezno je, da vedno sledite postopku, kot je opisan v navodilih, in se izogibate neposrednim spremembam obstoječih zapisov.

Ali lahko kopiram samo nekatera delovna mesta?
Da, preko filtra lahko izberete posamezna delovna mesta.

Kaj pomeni neuspešno kopirano delovno mesto?
Da program ni mogel ustvariti kopije (npr. že obstaja ali manjkajo podatki).

Ali lahko delovna mesta kopiram ročno?
Da, preko funkcije “Ustvari kopijo”.

Kaj moram urediti pri ročni kopiji?

• datum veljavnosti

• naziv

• plačne razrede (min/max)

• oziroma druge relevantne podatke

MJU aplikacija

Ali je posodobitev MJU aplikacije obvezna?
Da, brez tega prevedba ne bo pravilna.

Kdaj izvedem posodobitev?
Pred uskladitvijo z inflacijo in vedno ko izide nova različica aplikacije.

Kontrolni način

Ali je kontrolni način obvezen?
Ne, je pa zelo priporočljiv.

Kaj naredi kontrolni način?
Pripravi seznam, ne spreminja podatkov.

Ali lahko vidim rezultate vnaprej?
Da, preko izpisov in Excel datoteke.

Delovni način

Kaj naredi delovni način?
Dejansko izvede spremembe (ustvari nova delovna razmerja in prevedbo).

Ali lahko akcijo ponovim?
Da, vendar šele po odpravi napak. Delavci, ki so že bili urejeni znotraj prve izvedbe akcije bodo izvzeti iz druge akcije oziroma bodo označeni kot neuspešni.

Neuspešni primeri

Kaj pomeni neuspešen primer?
Program ni mogel avtomatsko obdelati zaposlenega.

Ali je to napaka sistema?
Ne, običajno gre za problem v podatkih.

Kje vidim razlog?
Na izpisu neuspešnih primerov.

Ročni popravki

Ali moram vse neuspešne primere urediti ročno?
Da, če jih ne popravite pred ponovnim zagonom akcije.

Ali obstaja enotna rešitev za vse primere?
Ne, vsak primer je specifičen.

Kaj naj naredim najprej?
Vedno preverite razlog neuspeha.

Delovna razmerja

Kaj se zgodi z delovnimi razmerji?
Staro se zaključi, novo se ustvari.

Kakšni datumi se uporabljajo?

• do: 31.3.2026

• od: 1.4.2026

Kaj če delovno razmerje že obstaja v prihodnosti?
Potrebna je ročna ureditev.

Prevedba

Ali se prevedba izvede avtomatsko?
Da, če so podatki ustrezni.

Kdaj je potrebna ročna prevedba?
Pri posebnih primerih (npr. B skupina, pripravniki).

Parametri na maski

Kaj pomeni “minimalna plača za izračun prevedbe”?
Uporablja se za izračun, ne predstavlja trenutne minimalne plače.

Ali moram vnašati osnovno plačo po inflaciji?
Samo v primeru ročnih popravkov.

Obračun plač

Ali moram ročno popravljati plače?
Ne, postavka 000 se posodobi samodejno.

Kaj če je obračun že odprt?
Potrebna je dodatna kontrola in posodobitev podatkov.

Ali je priporočljivo delati uskladitev po odprtju obračuna?
Ne.

Izpisi

Katere izpise uporabim za kontrolo?
KO88 in KO89.

Kaj preverjam na izpisih?

• pravilnost prevedbe

• osnovne plače

• tranše

Najpogostejše napake uporabnikov

Zakaj se mi nič ni spremenilo?

• ni bila izvedena akcija

• napačen datum

• napačni podatki

Zakaj imam napačne zneske?

• ročni vnosi

• neosveženi podatki

Zakaj se delovno razmerje ni ustvarilo?

• že obstaja

• napačni datumi

• manjkajo podatki