Generalne nastavitve

V modulu Potni nalogi 2.0 so na postopku Generalne nastavitve vse nastavitve, ki vplivajo na način delovanja in različne funkcionalnosti znotraj modula. Generalne nastavitve so razdeljene na sedem zavihkov, od katerih sta Delovni tok in Posebnosti strank dostopna samo servisnim uporabnikom. Prav tako imajo do urejanja nekaterih nastavitev pravico vsi uporabniki, do nekaterih administratorji in do nekaterih le servisni uporabniki.

1.        OSNOVNE

Osnovne nastavitve so razdeljene v dva sklopa; nastavitve, ki jih lahko urejajo vsi in tiste, ki jih lahko urejajo le servisni uporabniki.

Na sliki spodaj so rdeče označene nastavitve za servisne uporabnike:

Administratorji

V vnosno polje »Vpiši administratorje« vpišemo zaposlene, kateri imajo znotraj modula vse pravice, od urejanja raznih nastavitev do vpogleda in urejanja vseh podatkov.

Prikaži polje začetna in končna lokacija (domača) 

Pri večini strank je ta nastavitev vklopljena in je v pomoč, da pri vnosu potnega naloga začetno in končno lokacijo s samo enim klikom zamenjamo iz naslova sedeža podjetja na domač naslov zaposlenega (potnika). Pogoj za ustrezno delovanje je, da je v šifrantu Kadri na delavcu vnesen pravilen naslov bivališča.

Napoteni delavci 

Nastavitev Napoteni delavci vključimo, če želimo vnašati potne naloge za napotitve v tujino. (več informacij najdete v navodilih Napotitve).

Predlaganje datumov

Nastavitev pri večini strank ni vklopljena, omogoča pa, da se pri urejanju dnevnega potnega naloga trenutni datum samodejno zapiše v datum obračuna. 

Vključi komentarje

Ob vklopljeni tej nastavitvi je na urejanju dnevnega ali mesečnega potnega naloga omogočen vnos komentarjev (več informacij najdete v navodilih Komentarji)

Upoštevaj organizacijsko strukturo (po STM)

Nastavitev vklopimo, ko želimo omejiti vpogled v potne naloge glede na organizacijsko strukturo po stroškovnih mestih (več informacij najdete v navodilih Pravice vpogleda v potne naloge). 

Upoštevaj organizacijsko strukturo (po OE) 

Nastavitev vklopimo, ko želimo omejiti vpogled v potne naloge glede na organizacijsko strukturo po organizacijskih enotah (več informacij najdete v navodilih Pravice vpogleda v potne naloge).

Omogoči filter – Predstojniki

Nastavitev je vezana na prejšnji dve (Upoštevaj organizacijsko strukturo) in omogoča omejevanje na potne naloge kjer je potnik vodja (več informacij najdete v navodilih Pravice vpogleda v potne naloge).

Vključi izračun kilometrine glede na Google Maps 

Nastavitev omogoča samodejno predlaganje števila kilometrov ob vnosu ciljnega kraja službene poti na relacijo potnega naloga. Predlagano število kilometrov lahko uporabnik ročno spremeni. Ko je nastavitev vključena je možen tudi predogled službene poti na zemljevidu (več informacij najdete v navodilih Zemljevid).

Omogoči podpisovanje potnih nalogov

Ob vklopljeni nastavitvi je omogočeno dodajanje podpisov predlagatelja, nalogodajalca in likvidatorja na potni nalog in s tem prikaz slike podpisa na vseh izpisih potnih nalogov (več informacij najdete v navodilih Podpisovanje).

Vključi stanje števca za dnevne PN

Nastavitev vklopimo, če želimo, da uporabnik, v primeru službenega vozila, obvezno vnese začetno in končno stanje števca na dnevnem potnem nalogu (več informacij najdete v navodilih Atributi).

Vključi stanje števca za mesečne PN

Nastavitev vklopimo, če želimo, da uporabnik, v primeru službenega vozila, obvezno vnese začetno in končno stanje števca na mesečnem potnem nalogu (več informacij najdete v navodilih Atributi).

Privzeti nalogodajalec

Iz šifranta Kadri izberemo privzetega nalogodajalca, kateri se pri vnosu potnega naloga vedno predlaga v polje Po nalogu. Predlagani podatek lahko kljub temu uporabnik spremeni.

Privzeti likvidator

Iz šifranta Kadri izberemo privzetega likvidatorja, kateri se pri vnosu potnega naloga vedno predlaga v polje Likvidator. Predlagani podatek lahko kljub temu uporabnik spremeni.

Privzeti tip naloga

Iz šifranta Tipi nalogov izberemo privzeti tip, kateri se pri vnosu potnega naloga vedno predlaga v polje Tip naloga. Predlagani podatek lahko kljub temu uporabnik spremeni.

Privzeti namen poti za dnevne potne naloge 

Iz šifranta Nameni poti izberemo privzeti namen, kateri se pri vnosu relacije na dnevnem potnem nalogu vedno predlaga v polje Namen. Predlagani podatek lahko kljub temu uporabnik spremeni.

Privzeti namen poti za mesečne potne naloge

Iz šifranta Nameni poti izberemo privzeti namen, kateri se pri vnosu relacije na mesečnem potnem nalogu vedno predlaga v polje Namen. Predlagani podatek lahko kljub temu uporabnik spremeni.

Predlagani partner

Iz šifranta Partner izberemo privzetega partnerja, kateri se pri vnosu relacije na potnem nalogu vedno predlaga v polje Partner. Predlagani podatek lahko kljub temu uporabnik spremeni.

Privzeti plačnik potnih stroškov

Iz šifranta Partner izberemo privzetega partnerja, kateri se pri vnosu potnega naloga vedno predlaga v polje Plačnik potnih stroškov. Predlagani podatek lahko kljub temu uporabnik spremeni.

Časovno okno za obračun dnevnega PN

Nastavitev vklopimo, če želimo, da nas program pri shranjevanju dnevnega potnega naloga opozori na napačno izbran datum obračuna. Datum obračuna je v tem primeru lahko višji od datuma prihoda za največ toliko dni, kot je določeno v tej nastavitvi. 

V primeru, kot je na sliki, je datum obračuna lahko za največ 7 dni višji od datuma prihoda.

Če je datum obračuna več kot 7 dni od datuma prihoda, program javi obvestilo o napaki.

Časovno okno za obračun mesečnega PN

Nastavitev vklopimo, če želimo, da nas program pri shranjevanju mesečnega potnega naloga opozori na napačno izbran datum obračuna. Datum obračuna je v tem primeru lahko višji od datuma prihoda za največ toliko dni, kot je določeno v tej nastavitvi. 

V primeru, kot je na sliki, je datum obračuna lahko za največ 7 dni višji od datuma prihoda.

Če je datum obračuna več kot 7 dni od datuma prihoda, program javi obvestilo o napaki.

Dovoljeno število dni od datuma odhoda

Nastavitev vklopimo, če želimo, da nas program pri vnosu datuma odhoda na potni nalog opozori na napačno izbran ta datum. Datum odhoda je v tem primeru lahko nižji od datuma izdaje za največ toliko dni, kot je določeno v tej nastavitvi.

V primeru, kot je na sliki, je datum odhoda lahko za največ 3 dni nižji od datuma izdaje.

Če je datum odhoda več kot 3 dni od datuma izdaje, program javi opozorilo. Za nadaljevanje moramo datume popraviti na ustrezne.

Vključi kontrolo na datumu izdaje

Nastavitev vklopimo, če želimo, da nas program pri vnosu datuma izdaje na potni nalog opozori na napačno izbran ta datum. Datum izdaje je v tem primeru lahko nižji od trenutnega datuma za največ toliko dni, kot je določeno v tej nastavitvi.

V primeru, kot je na sliki, je datum izdaje lahko za največ 5 dni nižji od trenutnega datuma.

Če je datum izdaje več kot 5 dni od trenutnega datuma, program javi opozorilo. Za nadaljevanje moramo datum popraviti na ustreznega.

Dodatni podpisnik na nalogu za službeno potovanje

Nastavitev vklopimo, če želimo, da se na izpisih dnevnih in mesečnih potnih nalogov prikaže dodaten podpisnik. Ob vklopu nastavitve Dodatni podpisnik na nalogu za službeno potovanje je potrebno vnesti podatek tudi v polje Naziv dodatnega podpisnika.

Dodatni podpisnik se bo dodal na izpise dnevnega potnega naloga:

in na izpise mesečnega potnega naloga:

na način, kot je prikazano na sliki:

Vključi delovni tok

Stranka se pred uporabo modula odloči ali želi vključiti proces delovnega toka, kar zahteva potrjevanje potnih nalogov, ali ne. Od te nastavitve je nadaljnje odvisen celoten proces in funkcionalnosti modula, zato je odločitev o načinu uporabe potrebno sprejeti pred pričetkom dejanske uporabe.

V primeru, da se stranka kasneje odloči za drugačen način, mora najprej zaključiti vse do takrat vnesene potne naloge (kar pomeni, da morajo biti vsi potni nalogi izplačani, poknjiženi, poročani na REK-O…), šele nato se lahko ta nastavitev spremeni. 

Vključi modul TOA kot primarni modul za potne naloge 

Nastavitev vpliva na povezavo modula z ostalimi moduli Pro.4. Pri prenosu potnih nalogov v plače, pri generiranju plačilnih nalogov… se glede na to nastavitev predlagajo potni nalogi iz »starega« modula Potni nalogi oz. iz »novega« modula Potni nalogi 2.0.

Nekatere stranke že uporabljajo »star« modul Potni nalogi v Pro.4, pri teh nastavitev ni vklopljena.

Stranke, ki uporabljajo »nov« modul Potni nalogi 2.0 v Pro.4 imajo nastavitev vklopljeno. 

Podvojen dnevni PN 

Nastavitev vklopimo, ko želimo, da program pri vnosu zahtevka za službeno pot oz. dnevnega potnega naloga, preveri ali za istega potnika na enak datum odhoda že obstaja shranjen potni nalog.

V primeru, da obstaja, ob shranjevanju javi opozorilo. Potni nalog lahko, ne glede na to, shranimo.

Privzeti način izplačila

Če izberemo privzeti način izplačila Plačilni promet, bomo lahko v modulu Plačilni promet generirali plačilne naloge za izplačilo obračunanih potnih nalogov in za izplačilo avansov.

Če izberemo privzeti način izplačila Plače, bomo lahko v modulu Plačilni promet generirali plačilne naloge samo za izplačilo avansov. Obračunane potne naloge pa bomo prenesli v plače, kjer se bodo skupaj s plačo izplačali delavcem.

Privzeta plačila

Nastavitve uredimo takoj ob odprtju modula zaradi pravilnega delovanja vseh postopkov.

Privzeta plačila izberemo iz šifranta Vrste plačil in:

• privzeti tip plačila je vedno Obveznost do zaposlenega,

• privzeti tip plačila za avans je vedno Avans

• privzeto plačilo preko prejete fakture je vedno Plačilo preko prejete fakture.

SAP izvoz

Nastavitev vključimo, če potrebujemo izvoz temeljnice v datoteko, ki je pripravljena v strukturi, ki je primerna za uvoz v SAP.

2.        DELONI TOK

Zavihek Delovni tok je viden, ko je v osnovnih nastavitvah vključena nastavitev Delovni tok, in je dostopen le servisnim uporabnikom.

Nastavitve so razdeljene na štiri sklope, od katerih je pred uporabo modula, v primeru vključenega delovnega toka, potrebno obvezno nastaviti prvi sklop – Predloge PN.

Predloge PN

Nastavimo privzeto predlogo za dnevne potne naloge, kjer je v primeru uporabe zahtevkov za službeno pot potrebno obvezno označiti tudi polje Dnevni potni nalog z zahtevkom, ter privzeto predlogo za mesečni potni nalog.

Predlogo izberemo iz Predlog procesa, ki se nahaja v modulu Delovni tok – vloga.

Sprememba statusa v urejanje

Ker lahko pride do primera, ko uporabnik že zaključi z vnosom in obračunom potnega naloga, kar pomeni, da je potni nalog zaklenjen za urejanje, in naknadno ugotovi, da je na potnem nalogu potreben popravek, lahko tak potni nalog odklene sam.

Na postopku dnevnih in mesečnih potnih nalogov je akcija Spremeni status nazaj v urejanje,

katero lahko izvede samo administrator. V primeru, da akcijo požene nekdo drug, program javi opozorilo:

Da se akcija izvede pravilno, moramo ustrezno nastaviti korak delovnega toka v poljih »Sprememba statusa v urejanje na dnevnem PN« in »Sprememba statusa v urejanje na mesečnem PN«.

Vedno izberemo korak »Obračun PN« iz predloge procesa. Predlagajo pa se koraki predloge procesa, ki je izbrana v prvem sklopu nastavitev – Predloge PN:

Masovno potrjevanje PN

Za ustrezno masovno potrjevanje potnih nalogov je potrebno ustrezno nastaviti korake za masovno potrjevanje zahtevkov, dnevnih in mesečnih potnih nalogov.

Za zahtevke vedno izberemo iz koraka Pregled zahtevka v prvi korak dnevnega potnega naloga, ki je običajno Obračun PN.

Za dnevne in mesečne potne nalogo vedno izberemo iz zadnjega koraka pregleda v korak Potrjen.

Izberemo torej ustrezne korake, ki se predlagajo iz predloge procesa, ki je izbrana v prvem sklopu nastavitev – Predloge PN. 

Mobilna

Ker so predloge procesa lahko različno nastavljene in določen korak ni vedno enako oštevilčen, je za pravilno delovanje postopka potrjevanja v mobilni aplikaciji za potne naloge potrebno nastaviti ustrezne korake za: Pregled zahtevka, Obračun PN, Ponovno kreiranje in Storno. 

S klikom na Naloži privzete korake, se polja napolnijo s privzetimi vrednostmi, katere moramo obvezno preveriti in po potrebi popraviti.

3.        ATRIBUTI

Vse informacije o atributih najdete v navodilih Atributi.

4.        OPOMNIKI

Vključimo lahko tri nastavitve za prejemanje opomnikov.

Preverjanje zasedenosti vozil

Nastavitev vklopimo, ko želimo, da nas program ob izbiri službenega vozila pri vnosu dnevnega potnega naloga opozori, da je izbrano vozilo v izbranem časovnem obdobju že zasedeno.

Ko dobimo to obvestilo, z vnosom ne moremo nadaljevati, dokler ne izberemo drugo vozilo.

Vse informacije glede nastavitev Pošiljanje opomnikov o napakah na vozilih in Pošiljanje opomnikov o poteku registracije najdete v navodilih Opomniki. 

5.        MESEČNI PN

Nastavitve na zavihku Mesečni PN vplivajo le na postopke mesečnih potnih nalogov.

Vključi dnevnice

Nastavitev vklopimo, ko želimo, da se na mesečnih potnih nalogih samodejno izračuna število in vrednost dnevnic. Če v nobenem primeru ne želimo, da se na mesečnem potnem nalogu samodejno izračuna strošek dnevnice, pustimo nastavitev izklopljeno.

Vključi izračun kilometrine 

Velja enako kot za nastavitev Vključi dnevnice; ob izklopljeni nastavitvi se strošek kilometrine v nobenem primeru ne bo izračunal.

Skrij polje začetna in končna lokacija

Vse informacije o tej nastavitvi najdete v navodilih Relacija (za mesečne potne naloge).

6.        DODATNO

Na zavihku dodatno sta nastavitvi: Skupina zaposlenih, ki je dostopna vsem uporabnikom, in Izjeme pri potrjevanju, ki je dostopna servisnim uporabnikom in administratorjem.

Skupina zaposlenih

Z vnosom skupin/e zaposlenih omejimo izbiro potnika pri vnosu potnega naloga glede na njegovo vrsto zaposlitve (skupino). V polje lahko vnesemo poljubno število skupin.

Pri nastavitvi 001-Redno zaposleni, bo pri vnosu potnika mogoče vnesti samo zaposlene, ki imajo določeno skupino Redno zaposleni.

Skupine zaposlenih so določene v šifrantu Kadri.

7.        POSEBNOSTI STRANK

Zavihek Posebnosti strank je dostopen le servisnim uporabnikom.

Polje opis

Polje Opis na relaciji potnega naloga lahko poljubno poimenujemo. Če želimo, da se nov naziv polja prikaže na relaciji potnega naloga, moramo nastavitev vklopiti in vnesti nov naziv.

Naziv partnerja na izpisu relacije

Na izpisih potnih nalogov, kjer se izpiše tudi podatek o relaciji, se pred naslovom partnerja izpiše tudi njegov naziv.

E-mail pošiljatelja

Če želimo, da se kot pošiljatelj izpisa potnega naloga po e-pošti ne navede no-reply@pro-bit.si, moramo obkljukati polje ob nastavitvi »E-mail pošiljatelja«.

Če v polje zraven nastavitve ne vpišemo nič, se e-poštni naslov pošiljatelja zapiše iz nastavitve, v aplikacijo prijavljenega, uporabnika (Sistemska administracija), če v polje zraven nastavitve vpišemo e-poštni naslov, se kot e-poštni naslov pošiljatelja zapiše ta iz nastavitve.