Postopek vnosa in obračuna - z vključenim delovnim tokom

DELOVNI TOK

Ob implementaciji se stranka odloči za eno, dve ali tri-stopenjsko potrjevanje potnih nalogov. Pri potrjevanju so določene uporabniške skupine. Te so: Vodja, Kadrovnik in Direktor. Naziv posamezne skupine se lahko stranki prilagodi in preimenuje. Primer: če je prvi potrjevalec administrator, se naziv Vodja preimenuje v Administrator.

V nadaljevanju so navodila za vnos dnevnega potnega naloga ob nastavitvi dvostopenjsko potrjevanje z zahtevkom.

DNEVNI POTNI NALOGI

1.        VNOS ZAHTEVKA - VNAŠALEC

Vnašalec se prijavi v modul Potni nalogi 2.0,

kjer na postopku Zahtevki za službeno pot vnese zahtevek (izda dnevni potni nalog).

S klikom na Dodaj nov zapis (zelen svinčnik) se odpre forma za vnos zahtevka za službeno pot (izdaja dnevnega potnega naloga).

Ob dodajanju se avtomatsko napolnijo polja:

• Oznaka (predlaga se naslednja zaporedna številka potnega naloga, glede na vneseno leto v datumu izdaje)

• Tip naloga (predlaga se privzeti tip naloga, če gre za drugačno vrsto poti, je potrebno podatek v polju ustrezno spremeniti); z radirko pobrišemo podatek iz polja, s klikom na tri črtice se odpre šifrant od koder lahko izberemo ustrezno šifro.

• Potnik (zaposleni, ki potuje; predlaga se prijavljen uporabnik)

• Plačnik potnih stroškov (predlaga se privzeti plačnik)

• Datum izdaje (predlaga se trenutni datum)

• Predviden datum odhoda (predlaga se trenutni datum)

• Predviden datum prihoda (predlaga se trenutni datum)

• Začetna in končna lokacija (predlaga se sedež podjetja)

  V polji lahko ročno vnesemo tudi drugo začetno in/ali končno lokacijo, če pa obkljukamo polje Začetna in končna lokacija (domač naslov), se le to napolni z naslovom iz šifranta Kadri.

• Delovno mesto (predlaga se iz zaposlenega, ki potuje, iz šifranta Kadri)

• Stroškovno mesto (predlaga se iz zaposlenega, ki potuje, iz šifranta Kadri)

• Obvezni za vnos so tudi ostali atributi, ki so določeni v nastavitvah.

Avtomatsko predlagane vrednosti v poljih lahko vnašalec ustrezno spremeni ter izpolni vsa ostala polja (polja označena z rdečo zvezdico so obvezna).

Posebej je potrebno biti pazljiv pri vnosu v naslednja polja:

• Tip naloga (službena pot ali izobraževanje), saj to lahko vpliva na ustrezno kontiranje

• Sopotnik (polje se obkljuka v primeru, ko gremo na službeno pot kot sopotnik, v takem primeru se strošek kilometrine ne bo izračunal)

• Stroškovno mesto (knjižba se pripravi na stroškovno mesto, ki je izbrano na potnem nalogu). Enako velja za ostale obvezne atribute.

V primeru izplačila akontacije se znesek, ki bo izplačan pred pričetkom službene poti, vnese v polje Znesek avansa. Ob pripravi plačilnega naloga se avtomatsko napolni Datum izplačila avansa.

Na vsak potni nalog (zahtevek) je potrebno dodati tudi vsaj eno relacijo.

Ob kliku na Dodaj nov zapis, se na relacijo iz glave potnega naloga predlagajo Datum in Ura odhoda ter Datum in Ura prihoda. Ostale podatke izpolni vnašalec:

• Namen (lahko se izbere iz šifranta namenov)

• Naziv namena (v primeru, da Namen izberemo iz šifranta, se naziv avtomatsko izpolni, drugače je naziv potrebno vpisati ročno)

• Partner/Naziv partnerja/Naslov partnerja (gre za ciljni kraj službene poti); v primeru, da gremo na službeno pot k partnerju, ki je vnesen v šifrant, ga, v polju Partner, lahko iz šifranta izberemo. S tem se avtomatsko napolnita ostali dve polji. Lahko pa ročno izpolnimo samo Naslov partnerja, ki predstavlja ciljni kraj službene poti in na podlagi katerega se izračuna število kilometrov po google zemljevidu.

• Država (predlaga se domača država, ki jo po potrebi lahko spremenimo)

• Opis (poljuben vnos)

Primer vnesene relacije:

Po vnosu vseh podatkov lahko vnašalec zahtevek samo shrani. To stori tako, da klikne na Shrani in izhod

Ko se zahtevek shrani, dobi Status 0, Status zahtevka 2 in Status v DT je prazno.

Lahko pa takoj ob vnosu oz. ko so podatki ustrezno vneseni, zahtevek pošlje v potrjevanje, v pregled Vodji. To stori tako, da ob gumbu Shrani in izhod klikne na zeleno puščico, da se prikaže možnost Shrani spremembe in začni proces, s klikom na to vnašalec prične proces delovnega toka – potrjevanja.

S tem se spremeni Status v DT na Pregled zahtevka.

2.        PREGLED ZAHTEVKA – VODJA

Vsak zahtevek, ki ima Status v DT Pregled zahtevka, mora vodja pogledati in preveriti ustreznost podatkov.

To stori tako, da odpre zahtevek s klikom na svinčnik ob zahtevku:

Vodja preveri vnesene podatke, nato pa ima možnost zahtevek:

• Zavrniti – poslati v Ponovno kreiranje,

• Potrditi – v Obračun PN ali

• Stornirati

A)       Vodja, v primeru, da so v podatkih napake, zahtevek zavrne tako, da spremeni korak v Ponovno kreiranje. Ob izbiri tega koraka se odpre vnosno okno, kamor zapiše vzrok zavrnitve.

Komentarji zavrnitve so shranjeni v Zgodovini komentarjev zavrnitve.

Zahtevek, ki je sedaj v koraku Ponovno kreiranje,

vnašalec ustrezno uredi in ga ponovno pošlje v pregled vodji, tako da izbere korak Pregled zahtevka.

B)       Vodja, v primeru, da so podatki na zahtevku pravilni in se službena pot odobri, zahtevek potrdi tako, da izbere korak Obračun PN.

S tem je zahtevek zaključen in se več ne sme urejati. Obarvan je zeleno.

Ko je zahtevek s strani vodje potrjen, ga vidimo tudi na postopku Dnevni potni nalogi.

C)      Vodja lahko tudi zavrne službeno pot, tako da zahtevek Stornira.

3.        VNOS OBRAČUNA POTNEGA NALOGA – VNAŠALEC

Ko se zaposleni vrne s službene poti, vnašalec na potni nalog vnese dejanske podatke, stroške… Na postopku Dnevni potni nalogi se odpre ustrezen potni nalog s klikom na svinčnik ob potnem nalogu:

Najprej preveri podatke v glavi potnega naloga in jih po potrebi uredi:

Preveri vnesene relacije in jih prav tako po potrebi uredi:

V primeru, da je število kilometrov po google zemljevidu drugačno od dejansko prevoženih, lahko vnašalec obkljuka polje Ročno in število kilometrov ročno vpiše.

Po potrebi izpolni tudi polji Cestnina in Parkirnina, v primeru, da je na službeni poti nastal kateri od teh dveh stroškov.

Nato v sklopu Stroški klikne gumb Preračunaj.

S tem se preračunajo vsi avtomatski stroški (dnevnice, kilometrina, cestnina in parkirnina) ter prikaže se analiza dnevnic:

Če je na službeni poti nastal še kak drug strošek, ga vnašalec doda s klikom na Dodaj nov zapis.

Iz šifranta izbere ustrezen strošek, vnese ustrezno količino, ceno, datum nastanka stroška, valuto in izbere ustrezen način plačila.

Način plačila; s klikom na tri črtice ob polju Način plačila se odpre šifrant Vrste plačil. Vnašalec izbere:

• Obveznost do zaposlenega v primeru, če je strošek plačal sam potnik oz. mu ga mora podjetje povrniti

• Plačano preko prejete fakture v primeru, ko je na službeni poti nastal strošek, ki je bil knjižen in plačan preko prejetih faktur v modulu Financ.

• Službena kartica pa v primeru, ko je bil strošek plačan z eno od službenih kartic

Potni nalog lahko vnašalec, v primeru, da s pregledom in urejanjem podatkov še ni dokončno zaključil, samo shrani (Shrani in izhod).

Potni nalog je v Statusu 3, Status v DT je Obračun PN:

Ko so podatki urejeni, ga da v pregled vodji, tako da izbere korak Pregled vodja:

V kateri koli fazi se na potni nalog lahko dodajajo priloge. Priloga se lahko doda na urejanju potnega naloga (ali zahtevka) s klikom na Več:

Ali pa na pregledu vseh dnevnih potnih nalogov, s klikom na več akcij ob ustreznem potnem nalogu:

Opomba: Več informacij dobite v navodilih glede dodajanja prilog. 

4.        PREGLED OBRAČUNANEGA DNEVNEGA POTNEGA NALOGA – VODJA 

Vodja potni nalog, ki je v koraku Pregled vodja:

odpre, preveri podatke in izbere ustrezen korak v delovnem toku:

• Obračun PN – zavrnitev v ponovno urejanje, pri čemer lahko vodja vnese komentar – razlog zavrnitve

  Vnašalec zavrnjen potni nalog uredi in ga vrne v pregled vodji.

• Pregled direktor – ko se z obračunom potnega naloga vodja strinja, ga da v pregled direktorju

• Storno – celoten potni nalog se stornira.

5.        PREGLED OBRAČUNANEGA DNEVNEGA POTNEGA NALOGA – DIREKTOR

Direktor potni nalog, ki je v koraku Pregled direktor:

odpre, preveri podatke in izbere ustrezen korak v delovnem toku:

• Obračun PN – zavrnitev v ponovno urejanje, pri čemer se lahko vnese komentar – razlog zavrnitve

  Vnašalec zavrnjen potni nalog uredi in ga vrne v pregled vodji.

• Potrjen – ko se z obračunom potnega naloga strinja, ga potrdi

• Storno – celoten potni nalog se stornira.

Potrjen potni nalog

je zaključen, ni ga več mogoče urejati/popravljati. Lahko se samo še dodajajo priloge.

Potrjen potni nalog je pripravljen za knjiženje in izplačilo. 

6.        IZPISI

S klikom na več akcij ob ustreznem potnem nalogu se lahko pripravijo različni izpisi:

Opomba: Več informacij dobite v navodilih glede izpisovanja dokumentov.