Osnovni podatki

V razdelku Osnovni podatki na dnevnem potnem nalogu je potrebno vnesti osnovne informacije o službenem potovanju. V spodnjih točkah so opisane funkcionalnosti posameznih polj in njihovo delovanje. 

1. Oznaka 

Oznaka se samodejno izpolni ob ustvarjanju novega potnega naloga. Potni nalogi se številčijo zaporedno.

2. Tip naloga 

Privzeti tip naloga se privzeto izpolni glede na generalne nastavitve modula. Tip naloga lahko prilagodimo s pomočjo izbirnika iz šifranta Tip naloga. Izbira tipa naloga lahko vpliva na temeljnico in pripravo knjižb (za podrobnosti glejte nastavitve temeljnice). 

3. Potnik 

Potnik se samodejno predlaga na osnovi uporabnika, s katerim smo prijavljeni v program Pro.4. Če vnašamo potni nalog za drugo osebo, potnika izberemo s pomočjo izbirnika iz šifranta Kadri. Pravico do vnosa potnega naloga za drugo osebo imajo administratorji in vodje stroškovnih mest oz. organizacijskih enot. Izbiro potnika glede na njegovo vrsto zaposlitve (skupino), lahko omejimo preko nastavitve Skupina zaposlenih.

4. Plačnik potnih stroškov 

Plačnik se privzeto izpolni glede na generalne nastavitve modula. Plačnika lahko prilagodimo s pomočjo izbirnika iz šifranta Partnerji.

5. Datum izdaje 

Datum izdaje se avtomatsko nastavi na trenutni datum, vendar ga lahko po potrebi spremenimo, saj je polje odklenjeno za urejanje. 

6. Vozilo 

Vozilo izberemo s pomočjo izbirnika iz šifranta vozil. Izračun stroška kilometrine je odvisen od izbranega tipa vozila (privatno ali službeno). Vozilo se lahko tudi samodejno predlaga na osnovi nastavitve privzetega uporabnika vozila v šifrantu Vozil.

7. Datum in ura odhoda 

Datum in ura odhoda se avtomatsko izpolnita na trenutni datum, vendar sta polji odklenjeni za urejanje. Datum in ura odhoda se morata ujemati s prvo relacijo na potnem nalogu. 

8. Datum in ura prihoda 

Datum in ura prihoda se avtomatsko izpolnita na trenutni datum, vendar sta prav tako odklenjeni za urejanje. Datum in ura prihoda se morata ujemati z zadnjo relacijo na potnem nalogu. 

9. Datum obračuna potnega naloga 

Ta datum vnesemo šele po vnosu vseh potrebnih podatkov o relacijah, stroških, prilogah in ostalem. Vnos datuma obračuna označuje, da je nalog zaključen in pripravljen za izplačilo ter knjiženje. 

10. Datum izplačila 

Datum izplačila se samodejno izpolni z datumom določenem v ISO Sepa datoteki ob kreiranju plačilnega naloga (virmana) v plačilnem prometu ali z datumom izplačila plače pri prenosu v modul Pro.4 Plače. 

11. Začetna in končna lokacija 

Lokaciji se samodejno izpolnita glede na naslov sedeža podjetja. Polji sta odklenjeni za urejanje. Sprememba naslova v poljih lahko vpliva na izračun števila prevoženih kilometrov na službeni poti. 

12. Sopotnik 

Polje Sopotnik označimo, če je oseba, ki je navedena kot potnik, v vlogi sopotnika na službeni poti. V tem primeru se stroški kilometrine ne izračunajo. 

13. Začetna in končna lokacija (domač naslov) 

Polje Začetna in končna lokacija (domač naslov) označimo, če želimo, da se v polji Začetna in končna lokacija prikaže domači naslov potnika, ki je vnesen v šifrantu Kadri.