Predloge dokumentov, katere uporabljamo pri tekočem delu v aplikaciji Pro.4 Domovi, skozi vse pod module dodajamo na »Domovi«- »Šifranti«-»Dokumentni sistem«- »Splošno«-»Tip dokumenta« - »Dodaj nov zapis«

Program ima pri dodajanju predlog privzeto pisavo Times New Roman CE, velikost pisave 12.

Na maski za oblikovanje predloge dokumenta so obvezni podatki za vnos:

• Arhiv- »Privzeti arhiv«

• Oznaka tipa dokumenta (Interna oznaka SVZ)

• Klasifikacija (Uradni šifrant)

• Opis (Naziv dokumenta)

• Smer dokumenta (Izstopni dokument)

• Tip vnosa (Šifrant)

• Modul (Prejeta vloga, Sprejeti stanovalci, Fizioterapija, Delovna terapija, Zdravstveni karton, Navodila zaposlenim, Zdravstvo padci, Zdravstvo dokumenti).. kje se dokument izdaja ali vidi za vnos

• Izhodna pošta (Uporablja se v povezavi z Elektronsko vodeno pisarno)

• Številčenje po vzorcu (Uporablja se po predhodnem dogovoru glede nastavitve enotnega številčenja vseh izhodnih dokumentov v SVZ. Številčenje nastavi serviser programa pro.4 Domovi)

  

Šifrant Tip vnosa

Šifrant Tip vnosa vključuje predpripravljene možnosti dokumenta:

• Tabelarni

• Predloga

• Projekt

• Fizioterapija

• Ostali dokumenti

• Priloge ZK

• Lestvice

• Letno poročilo fizioterapija

• Letno poročilo delovne terapije

• Zapisnik komisije

• Sociala letno poročilo

• Vabilo

• Uradni zaznamek

• Odsotnost

• Naslov za vročanje

• Navodila zaposlenim

• Obiski

Pravilen izbor tipa dokumenta je pomemben, saj je glede na tip v nadaljevanju omogočeno vključevanje podatkov na dokument.

Vsak tip dokumenta ima svoj nabor podatkov.

Tabelarni izpis

Možnost »Tabelarni izpis« izberemo v kolikor želimo oblikovati dokument v obliki dnevniškega evidentiranja zapisov po datumu in zaposlenemu.

Predloga

Možnost »Predloga« izberemo v kolikor želimo oblikovati dokument, kjer je osnovna predloga besedila pripravljena, program samo vključuje osebne podatke od prosilca/stanovalca kateremu želimo izdati dokument.

Projekt

Možnost »Projekt« izberemo, ko želimo pripraviti predlogo dokumenta, katera ni vezana na posameznega prosilca/stanovalca temveč želimo oblikovati določeno predlogo, kjer ne bomo vključevali osebnih podatkov o prosilcih/stanovalcih.

V SVZ evidentirajo projekte kot so Izobraževanja, Priprava športnih iger, Pikniki,… na osnovi pred pripravljene predloge uporabniki samo dopisujejo vključene osebe zaposlene na SVZ.

Fizioterapija

Možnost »Fizioterapija« izberemo, ko želimo pripraviti predlogo za modul Fizioterapijo na področju izpisovanja Zaključnega poročila po delovnem nalogu zdravnika.

Ostali dokumenti

Možnost »Ostali dokumenti« izberemo, ko želimo pripraviti predlogo dokumenta, katera ni vezana na posameznega prosilca/stanovalca temveč želimo oblikovati določeno predlogo, kjer ne bomo vključevali osebnih podatkov o prosilcih/stanovalcih

V SVZ evidentirajo pod Ostale dokumente raznorazne Zapisnike strokovnih vodij.

Za evidentiranje »Ostalih dokumentov« serviser vklopi dodatno opcijo v menijski vrstici modula Pro.4 Domovi.

Priloga ZK

Možnost »Priloge ZK« izberemo kadar želimo v Individualnem načrtu zdravstvene nege dodajati priloge na načrt. Pri kreiranju dokumenta vnesemo samo nazive možnih dokumentacij, katere bomo vnašali na individualni načrt, kjer se nam omenjene priloge prikažejo kot osnova za dodajanje dokumenta.

Lestvice

Možnost »Lestvice« izberemo, ko želimo pripraviti dokument, katerega bomo izpisovali na določeni lestvici na področju Fizioterapije/Delovne terapije/ Zdravstva.

Pripravljeno predlogo moramo vezati na posamezno lestvico v šifrantu »Ocenjevanje funkcijskega stanja«

Letno poročilo fizioterapija

Možnost »Letno poročilo fizioterapija« izberemo, ko želimo oblikovati dokument za izpis letnega poročila za fizioterapijo.

Letno poročilo delovna terapija

Možnost »Letno poročilo delovna terapija« izberemo, ko želimo oblikovati dokument za izpis letnega poročila za fizioterapijo.

Zapisnik komisije

Možnost »Zapisnik komisije« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo ali več predlog za zapisnik komisije za sprejem in odpust.

Sociala letno poročilo

Možnost »Sociala letno poročilo« izberemo, ko želimo oblikovati dokument za izpis letnega poročila za socialno službo.

Vabilo

Možnost »Vabilo« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo za posredovanje pošte Kontaktnim osebam.

Uradni zaznamek

Možnost »Uradni zaznamek« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo izpis uradnega zaznamka ob vnosu.

Odsotnost

Možnost »Odsotnost« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo izpis Odsotnosti v osebni mapi stanovalca.

Naslov za vročanje

Možnost »Naslov za vročanje« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo za izpis dokumenta v Knjigi gostov za prijavo začasnega naslova kot naslova za vročanje osebne pošte.

Navodila zaposlenim

Možnost »Navodila zaposlenim« izberemo, ko želimo v bazo dodati dokument, kateri je dostopen vsem zaposlenim kot navodila za delo.

Soglasje

Možnost »Soglasje« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo Soglasja v povezavi z modulom CLM, kjer bo odgovorna oseba za varstvo osebnih podatkov spremljala podpisana soglasja po namenu.

Možnost Soglasje vidijo samo uporabniki, kateri imajo v uporabi program CLM.

Za soglasja imamo pripravljeno možnost, da se ob potrditvi evidentirajo kljukice v posameznem kvadratu ali, da se izpiše besedilo SOGLAŠAM / NE SOGLAŠAM.

V kolikor želite da se izpiše besedilo o le-tem obvestite podporo sedeža podjetja.

Na posameznem dokumentu v odvisnosti od tipa dokumenta pripravimo ustrezno vsebino/predlogo, katero program uporablja v osnovnih funkcionalnostih.

Obisk

Možnost »Obisk« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo za izpis podatkov o Obisku tekom evidentiranja obiska na stanovalcu.

Vključevanje osebnih podatkov na predlogo

Na predlogo dokumenta lahko v kontekstu besedila ustrezno vstavljate podatek, katerega program vključi ob izpisu in so le-ti podatki vezani na prosilca/ stanovalca za katerega želimo izdati dokument.

Podatki kateri so vam na voljo se nahajajo v Polju »Možna polja«

Podatek na predlogo dodate tako, da se postavite na željeno polje v »Možna polja« in zatem kliknete na gumb »Dodaj«.

Dodatne funkcionalnosti pri pripravi predlog dokumentov

V kolikor uporabljate podpisno tablico, za podpisovanje dokumentov je potrebno na posameznem dokumentu označiti, da je zahtevan podpis. Torej v polje »Podpis« postavimo kljukico.

Za izpis predlog dokumentov, kjer mora program pri izpisovanju upoštevati veljavno ceno na dan izpisa dokumenta je na predlogi potrebno označiti, da se ob kreiranju dokumenta vnese datum, zato postavimo kljukico v polje »Vnos datuma«.

Za dokumente tipa Dogovor, Aneks k dogovoru, … kjer se izpisujejo postavke iz cenika imate možnost označevanja ali se pri ceni izpiše znak € ali niz, katerega vpišete v polje »Valuta«.

Za dokumente kjer se kreirani dokument evidentira v Pro.4 Poštna knjiga kot izhodna pošta postavimo kljukico v polje Izhodna pošta.

Za dodajanje predloge dokumenta Word označimo »Word«. V nadaljevanju moramo uvoziti predlogo dokumenta in oblikovati dokument.

Posebnost oblikovanja predloge tipa Word:

Oblikujemo ga tako, da si odpremo vzorec Wordove predloge. Na vzorcu na mestih, kjer je potrebno, da program izpiše posamezen podatek je potrebno iz nabora »Možna polja« prepisati naziv podatka.

Podatek mora biti obvezno v dvojnem oklepaju {{}}.

Opomba: Oklepaj vstavimo tako da držimo tipko ALT GR+B na tipkovnici, zaklepaj ALT GR+N

Ko je Wordova predloga oblikovana, kliknemo na gumb uvoz predloge in »Shrani«.

Za dodajanje predloge dokumenta kateri vsebinsko ustreza izpisu Dogovora ali Aneksa k dogovoru, postavimo ustrezno kljukico v polje »Dogovor« ali »Aneks«.¸

Dokumenti z oznako Dogovor je mogoče izpisati pri akciji »Sprejem stanovalca«

Dokumenti, kateri se številčijo po zaporednem številčenju po predlogi morajo imeti označeno »Številčenje po vzorcu«. Številčenje nastavi serviser programa Pro.4 Domovi.

Zagotovljeno je zaporedno številčenje 1220/številka vloge/letnica/inicialka uporabnika, kateri kreira dokument/ zaporedna številka izhodnega dokumenta

Primer :

1220/000025-21-AL-001 Obvestilo o prejeti vlogi (Dokument izdala Tonček Hren)

1220/000025-21-DK-002 Poziv na sprejem (Dokument izdal Jaka Koren)